Kwanini sheria ya Ununuzi hairuhusu ku Negotiate Price?

Kwa sababu huwa tuna negotiate vitu ambavyo ambazo havihusiana na tender husika.

Napenda kujibu maswali yafuatayo kama yalivyoibuliwa na wachangiaji waliotangulia:
1. Bieda anauliza kwa nini bei ya mzabuni ambayo iko juu sana ya bei za soko isijadiliwe?

Kama ulitangaza zabuni wakaomba Zaidi ya mmoja nabaada ya kulinganisha bei akapatikana mshindi hii ndiyo bei ya soko maana mshindi amepatikana kutoka sokoni. Je Bieda ni sahihi kusema hii siyo bei ya soko?, mtazamo huu  unasahau mambo ya msingi yanayoweza kutofautisha bei ya dukani na bei ya mzabuni (hasa serikalini) kwa mambo yafuatayo:

a) Liseni ya biashara b) Dhamana yazabuni C) mamlaka ya kisheria kuomba zabuni ( Power of attorney), gharama za kununua nyaraka ya zabuni n.k. Nimalize  kwa kusema si sahihi kutumia bei za mtu ambaye hakushiriki kwenye mchakato kama rejea ya viwango vya bei za bidhaa za walioshiriki kwenye mchakato kwa kwasababu bei hizo hazina gharama za uombaji wa zabuni. Hata, wale wlioko sokoni waliona tangazo lakini hawakuomba maana walijua hawana viginevyo vya kupata zabuni kwa sababuni bei sikigezo pekee cha kushinda zabuni.

2. Swali kutoka kwa id2013: Ukijadiliana bei tatizo liko wapi?
Nitapenda kujikita kwenye maeneo mawili ya msingi.

a) usawa wa Wazabuni kwenye mchakato: Bei ni kigezo kinachoangalia katika hatua ya wisho ya tathimini ya zabuni na kumpatia mzabuni hushindi zidi ya wenzake. Sasa unatumia usawa upi kumuita mmoja aliyeshinda ili mjadili bei ( rates) na wale walioomba unajuaje kama wangepata fursa ya kujadili bei zao wasingepunguza?. Ukisoma vizuri misingi ya ununuzi wa Umma utakukubalia na mimi kuwa pale wazabuni wanaposhindana Zaidi ya mmoja huwezi kujadili kigezo kilichomfanya mmoja ashinde zabuni. Nafahamu swali ni thamani ya fedha sasa iko wapi?
Hapa mimi natofautiana na wachangiaji waliotangulia Kuhusu "thamani ya fedha inayolingana na ubora ( VFM). Hakuna udhibitisho wa kitafiti unaonyesha moja kwa moja kuwa VFM inapatikana kwa majadiliano ila VFM inapatikana kwa clear specification to avoid substandards, variations. VFM inapatikana kwa kusimamia vizuri mikataba.

Rajab Omar na Wengine,
Tunachokozungumzia kwa ujumla ni kuwa na ''flexibility'' ya Sheria husika na kuangalia msingi wa taaluma ya ununuzi kwa ujumla. Naomba tufikirie nje ya box kwa maana tusijikite kwenye sheria tu, tumesema kwa kutokuruhusu majadiliano ya gharama (bei) kwenye ushindani si sahihi. Kwa mfano, yawezekana hicho unachokisema nayaraka ya zabuni imejazwa kulingana na mahitaji ya Taasisi nunuzi kuwa wamegongana wazabuni toka kwa mmiliki mmoja au wanaelewana makampuni na kuachiana kazi na kwamba wanafanya mzunguko zabuni yeyeyote ikitoka labda wako 4 wanaomba kwa njia hiyo. Sasa hao watajaza bei kwa kuongeza zaidi kwa maana hata kama makadairio ya kazi (BOQ) labda nondo watajaza bei ya juu zaidi na kwa kuwa wako 4 mwisho watapangana wao na yeyote utakayechukua tayari bei walishapanga.

Sasa kwa mazingira hayo kwa nini tusiangalie sasa uhalisia wa bei zilizoko kwenye nondo, mfuko wa cement na ama ada ya Mtaalamu kama Architect kama ipo ndani ya ile fee inayoruhusiwa kwenye AQRB Act na kujadiliana nae kupunguza.

Jamani Negotiation nayo ni utaaalamu, tatizo ambalo huwa naliona wakati mwingine ni kutokuwa na utaalamu pia kwenye 'negotiation' hasa mbinu za majadiliano ambazo mara nyingi hupelekea taasisi nunuzi kusema ndio kila kitu. Lakini ninachofahamu mimi pia ni kwamba kama kamati ya majadiliano inajiandaa vema, ikafanya utafiti mdogo wa soko na kuwa na taarifa sahihi za negotiation parameters, nina uhakika majadiliano ya bei yataleta tija.

Sheria na kanunni za sasa zinamuongozo wa kitu gani kijadiliwe kwa sababu ya kutoruhusu majadiliano ya gharama kama kuna ushindani na hapo ndio wataalamu tumejifungia kutokufahamu upana wa majadiliano. Inahitajika iende nje ya hapo na nina uhakika Thamani ya PESA (Value for money) itaongezeka.

Naomba na mimi nichangie katika suala hili. Kunegotiate price katika works or consultancy sio sahihi kwa sababu client mara nyingi anakua ignorence kitu ambacho kinampelekea katika hatari ya kufanyinwa cheating na service provider, kwani unapogegotiate price mara nyingi scope ya kazi unataka ibaki ile ile. Hivyo katika works or consultancy kinachofanyika ni kupunguza scope ya kazi ambayo automatical itapunguza price.

Katika bidhaa (good) nahisi ni sahihi kunegotiate price kwa sababu kuna clear and visible specifications na quality. Na ifanyike hivyo kama tu hiyo price haikutumika kama competitive criteria katika tendering document

Wadau/
Mimi nakubaliana na freddy. Ametoa sababu za kutoruhusu price negotiation kwenye competitive bidding naongezea yafuatayo;

1. Kabrasha la zabuni "Bid document" inatakiwa ieleze kikamilifu mnunuzi anachotaka. Contractor/Service provider ataweka bei kulingana na mahitaji ya mnunuzi kama yalivyoainishwa kwenye kabrasha. Bei inajazwa kiushindani hivyo haitazamiwi kwamba watoa huduma wanaweka bei ya juu kuliko ya soko
   

Wadau,
Nakubaliana nanyi negotiation ya bei katika competive tendering hairuhusiwi.
Swala ni kwanini hairuhusiwi. Kwa ufahamu wangu competitive tendering ni njia ambayo inapaswa kumpata mshindi bora katika vigezo vyote hususani kama imefanyika bila udaganyifu(bid rigging), mahitaji yaliyo andaliwa sawa sawa, mahitaji mtambuka (standard) na wazabuni wapo wengi wenye uwezo n.k. Nadharia ya open competition inaonyesha wazi kwenye ushindani halali wateja wananufaika. Mfano hai muda wa maongezi simu za viganjani ukilinganisha kipindi cha nyuma ni poa sana!

Swala la bei ya chini (lowest evaluated price) kuwa juu ya cost estimates hili nalo linatokana na uandaaji wa makadirio kutokuwa sahihi au kupitwa na wakati. Ndiyo maana inashauriwa kuhakiki cost estimates kabla ya kutangaza zabuni. kama kuna udanganyifu katika zabuni Sheria inaruhusu kubatilisha mchakato mzima. Ila swala gumu ni kubaini kama kuna mchezo mbaya!

Kama ilivyopendekezwa ili kuwa na bei muafaka kwa utaratibu wa zabuni nilijaribu kufanya utafiti kidogo katika mtandao niligundua utaratibu wa kuto negotiate bei unanafana. Nchi pekee ambayo wanafanya negotiation ni Scotland. Wao wanaita Post Tender Negotiation (PTN). Sheria yao inaruhusu kufanya majadiliano na wazabuni wote waliokidhi vigezo. Majadiliano hufanyika kwa usawa, kuzingatia fairness, honestry, na uadilifu. Nia ni kuboresha bid kwa madhumuni ya kuhakikisha bei na maswala mengineya msingi ni muafaka. Baada ya hapo mshindi hupatikana. Pengine utaratibu huu unaweza kutusaidia. Wadau mnasemaje?

Ni kweli kujua vifungu tu haitoshi, inatakiwa twende mbele zaidi kujua the reasons or logic ya vifungu vyenyewe.
Kwa mfano:
Unafanya competitive tendering, then the lowest bidder yupo juu ya budget, kwenye negotiation, mkafikiria kupunguza scope ya kazi yenyewe, ikashindikana (user ametoa sababu za kutokupunguza scope, lakini the lowest bid yupo juu sana ya market price, kwenye mazingira kama hayo unafanyaje, kama siyo mchakato kuvunjika na kuanza upya, ukizingatia muda wa hitaji lenyewe una deadline

Bieda,
Uko sahihi sana hapo hilo swali halijajibiwa na hebu jamani tutoe majibu kitaalamu zaidi na sio kuangalia sheria tu. tukizungumzia uhalisia na Ukweli inaweza kusaidia hata hseria kurekebishwa kama maoni au marekebisho yatakuwa na tija kwa taasisi nunuzi.Sheria hizi zinawekwa tu pengine bila hasa kuangalia kwa undani na labda kipengele fulani bila utaalamu au msingi wa utaalamu wake ukoje?. Msingi wa utaalamu wa fani ya ''Supply Chain Management'' ambao ndani yake masuala ya manunuzi ipo ni kwamba suala la kufanikisha unafuu wa gharama kwa maana ya bei lina maana sana (The Right Price). Ukirejea ''traditional purchasing'' tunakuwa na 5R's (mojawapo ni the Right price) lakini kwa dunia ya sasa tunajikita hasa kwenye E's yaani ''Economy'' (kwenye suala hasa la bei), ''Efficiency'' na ''Effectiveness''. Sasa sheria yetu kama inasema tu kwenye Ushindani tusiangalie suala la kupunguza gharama hata kama waombaji wale walielewana (collude) bei zao huko ama ukakuta mtu mmoja kaleta zabuni ama na makampuni zaidi ya 4 na akaweka bei hizo na kati ya hizo wewe kama taasisi nunuzi ambayo wewe Fredy.Mbeyella upo na ukaangukia kwenye hali kama hiyo, basi hapa msingi wa taaluma hii utakuwa haupo. Labda hapa nieleweshwe hizo E's zinamaanisha nini hasa kwenye suala la ''Economy''.  kwani ukijadiliana kuhusu bei tatizo liko wapi?, na kama kikwazo ni sheria hiyo haiwezi kurejewa ama ilielezwe  tatizo ni nini?, ama sheria ilizingatia kitu gani chenye athari kwa taasisi nunuzi kama majadiliano yatahusisha bei kama ilivyoruhusu kwa Single source?.

Tunahitaji kuwa na ''Flexibility'' ya sheria zetu keundana na uhalisia kwa kuwa hata kile tunachozungumzia thamani ya pesa (Value for Money) tunazungmzia Bei ya Kununulia pamoja na kile kinachoitwa ''Cost of Ownership'' .Sasa kama hapa kwenye ushindani haturuhusiwi hata kugusa bei hata kama inaonekana imeenda tofauti kabisa na uhalisia wa soko ila sheria hairuhusu, Je thamani ya pesa hapo ipo wapi?. Tunahitaji kuzirejea sheria zetu na kuangalia uhalisia wakati hata wa kuandaa sheria na kanuni zetu, na hata kuangalia nchi zingine wanafanyaje labda mfano kwenye European Union na kwingineko. Tunahitaji pia kuwa na mijadala ya wazi ikihusisha wadau mbalimbali kutoka kwenye sekta mbalilmbali (mfano wizara, taasisi zinazojitegemea, mashirika ya umma, n.k) wakati na kabla ya utungwaji wa sheria husika ili kupata maoni ya wadau wanaofanyia kazi.Tukifanya hivi kuna uwezekano mkubwa wa sehemu fulani wavsheria husika kuendana na mazingira halisi maadamu tu haitoi mwanya wa kuweza kutumika vibaya vipengele hivyo. Sisemi sheria iliyopo ni mbaya hapana hapa nazungumzia vipengele fulani ambavyo kama hivi sisi watekelezaji tunaona kama havipo sawa.

Nasema hivi pia  kwa sababu suala hili hata mimi nimekuwa nikiulizwa sana na wadau wengine, kwenye vikao vya Bodi ya zabuni na mimi jibu langu limekuwa ni rahisi kwamba sheria hairuhusu.Lakini nikijiuliza je ni sawa kweli kuwa na jibu hilo tu?.

Naishia hapa kwa maoni yangu lakini bado nauliza pia kwa nini sheria inakata kujadili punguzo la bei kwa maana kuelekea kupunguza gharama ya mradi mzima?

Nafikiri swali halijajibiwa vizuri.
Anauliza for the competitive tendering, kwann price siyo negotiable.
Kwa single source, and submission of single document in case of competitive tendering/quotation price is negotiable.
Your comments

Kimweri,
Sheria inaruhusu. Soma section 76 sub (3) ya sheria ya manunuzi ya Umma 2011 pia kanuni zake utapata maelezo ni wakati gani negotiations ya bei inakubalika.

Vitabu vingi vya Procurement vinafundisha na kuelekeza kuwa moja ya mambo yanayotakiwa kufanywa ni kufanya majadiliano (Negotiations) ili kupunguza bei (price) lakini kwa mujibu wa sheria ya manunuzi ya Umma 2011 sec 76, 2c hairuhusiwi kufanya negotiation kwenye bei (price). Je ni kwanini sheria inakataza?